Das vielfältige Kompetenz-Spektrum der erfolgreichen Projektarbeit

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Konzeption

Von der Idee zum Projektkonzept. Wie gestalten wir den Weg von der ersten (Produkt-) Idee bis hin zum fertigen Projektkonzept?

• Kreativitäts- und Entscheidungstechniken für die Evaluation von Projektideen.

• Chancen erkunden und Machbarkeit feststellen.

• Den Projektsteckbrief erstellen.

• Der erfolgreiche Pitch der Idee und „Management-Buy-In“ erreichen.

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Definition

Die wichtigsten Schritte und Maßnahmen für die Definition von Projekten. Wie wird aus einem Projektsteckbrief ein Business Case/ Projektauftrag, der dem Management Sicherheit und dem Projektleiter einen belastbaren Ausgangspunkt für die Projektarbeit bietet? – Die Definitionsphase ist üblicherweise die Phase in der sich entscheidet, ob ein Projekt erfolgreich verlaufen kann oder nicht.

• Die richtigen Fragen stellen.

• Die 6 Schritte der Projektdefinition (Ziel, Rahmen, Risiko, Stakeholder, Organisation, grobe Planung) umsetzen können.

• Den Business Case/ Projektauftrag erstellen.

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Planung

Wie wird ein Projekt so geplant, dass die Balance von Übersichtlichkeit, Genauigkeit und Flexibilität gewahrt bleibt?

• Die essentiellen Werkzeuge der Planung (PSP/ PAP/ GANTT) verstehen und richtig einsetzen.

• Arbeitspakete effektiv formulieren

• Abschätzung von Aufwänden / Aufwand und Dauer unterscheiden

• Zusammenhänge und Abhängigkeiten berechnen und darstellen können.

• Ressourcen „richtig“ einplanen

• Verantwortungen festlegen

• Den kritischen Pfad identifizieren

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Durchführung

In der Durchführung wird das getan was geplant wurde. Doch so einfach ist es im Regelfall doch nicht. Wie kann also der Projektleiter sein Projekt erfolgreich managen, die Übersicht behalten und sein Team erfolgreich unterstützen?

• Die drei essentiellen Stellschrauben der Durchführung: Übersicht – Abgleich – Lenken.

• Reporting im Projekt (RAG – Methode).

• Projektmeetings gestalten.

• Das Projekt am Laufen halten und das Team erfolgreich machen.

• Das Management/ die Stakeholder im Boot halten.

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​Abschluss

Wie kann der Projektabschluss einerseits professionell und effektiv – und andererseits motivierend und inspirierend für das Team gestaltet werden? – Denn nach dem Projekt ist vor dem Projekt!

• Transfer und Übergabe der Projektergebnisse.

• Die richtige Dokumentation erstellen.

• Das Ende des Projekts feststellen und beschließen.

• Den Projektreview so durchführen, dass er hilfreich für neue Projekte.

• Kultur des KVP im Projektmanagement einführen und leben.

• Das Abschlussmeeting gestalten und das Team verabschieden.

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Risikomanagement

Nicht oder falsch eingeschätzte oder nicht richtig beachtete Risiken stellen für den erfolgreichen Verlauf von Projekten ein enormes Problemfeld dar. Wie können Risiken systematisch erfasst, verstanden, bearbeitet und im Projektverlauf „gemanagt“ werden?

• Risiken im Projekt suchen und finden.

• Risiken analysieren und klassifizieren.

• Risiko-Szenarien entwickeln und Lösungen identifizieren.

• Risiken sicher kommunizieren und konstruktiv vorwarnen.

• Risikomanagement etablieren und Risiken managen.

• Risikomanagement im Ernstfall in die Tat umsetzen.

 

Krisenmanagement

Projekte in der Krise sind noch nicht verloren. Gleichzeitig ist es wichtig zügig die geeigneten Maßnahmen in einer bedachten und überlegten Weise so einzuleiten, dass das Projekt bald möglichst wieder auf Spur kommt. Welche Maßnahmen und welches Vorgehen sind in solchen Situationen angebracht?

• Die Situation bewusst „ein-frieren“ und das Projekt sowie auch das Projektteam stabilisieren.

• Situationsanalyse und erarbeiten der möglichen Handlungsoptionen.

• Entwickeln einer Informations- und Kommunikationsstrategie in Richtung Kunde, Stakeholder und Team.

• Das Projekt mit geeigneten Mitteln wieder in Fahrt bringen.

• Vertrauen erneut aufbauen und die Situation mit einem fein abgestimmten Maßnahmen-Katalog stabil halten.

 

Change im Projekt

Veränderung im Projekt ist normal und sollte niemanden überraschen. Wichtig ist zum einen das genau richtige Maß an Flexibilität in den gültigen Plan zu geben, so dass kleinere Änderungen nicht unmittelbar zur Krise führen. Größere Änderungen gilt es professionell und methodisch sauer zu integrieren und die Planung, so wie die Zielvorgaben der Erfolgsmessung anzupassen.

• Change und Veränderung im Projekt antizipieren.

• Mit Veränderungen professionell umgehen.

• Methoden und Maßnahmen zur Analyse und Neuplanung.

• Kommunikation und Information an alle Beteiligten gezielt erarbeiten und steuern.

• Den Change verwalten, die Dokumentation und das Change-Log richtig nutzen.

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Techniken der Projektkommunikation und methodisches Konfliktmanagement

Information und Kommunikation im Projekt – oder vor allem der Mangel daran oder Fehler darin – sind häufiger als normalerweise zugegeben wird der Grund für Unklarheiten, Konflikte und Krisen. Dies kann durch den Aufbau eines geeigneten Systems vermieden werden. Was braucht die Projektleitung um die Kommunikation methodisch auf sichere Beine zu stellen?

• Den Kommunikationsprozess im Projekt von Anfang an gestalten.

• Aufbau einer methodisch sicheren Projektkommunikation.

• Einsetzen von geeigneten Informationsmedien und Entwicklung geeigneter Informationsprozesse.

• Gestalten von Informations- und Eskalationspfaden.

 

Projektmarketing

Projekte, gerade interne Projekte (z.B. Organisationsentwicklung, Softwareeinführung, Neubau, etc.) gehen oft deshalb schief, weil kein professionelles Projektmarketing dafür gemacht wird und verlaufen deshalb häufig einfach nur im Sand oder kommen nicht voran. Was muss also getan werden um ein Projekt intern/ extern richtig zu vermarkten?

• Eine zielführende Informations- und Kommunikationsstrategie entwickeln.

• Die Menschen inhaltlich und emotional abholen.

• Gut mit Ängsten und Vorbehalten umgehen und diese wertschätzen.

• Ein geeignetes Marketingkonzept ableiten.

• Marketingmaßnahmen planen, gestalten und umsetzen.

• Erfolgsmessung und nachsteuern geschickt kombinieren.

 

Prozess- und Methodenkompetenz im Projekt

Der Werkzeugkasten der erfolgreichen Projektarbeit gehören neben den Standard-Techniken und -Methoden auch die Kompetenzen der Prozessentwicklung und Prozessgestaltung zum Beispiel für den erfolgreichen Aufbau eines Projektmanagement-Systems im Unternehmen, oder auch die Kompetenz einzelnen Prozess-Schritte zu analysieren, zu verstehen und zu optimieren. Methoden aus dem Segment des Fortgeschrittenen-Projektmanagements gehören ebenfalls mit dazu, um den nächsten Kompetenzschritt als Projektmanager zu gehen.

• Der Projektmanagement-Prozess (analysieren, verstehen, gestalten, weiterentwickeln)

• Der Methoden-Baukasten PLUS (komplexe Analyseverfahren, Berechnungen, etc.)

• Projekte als dynamisches System und Teil eines Systems (Erkenntnisse und Ansätze aus der Systemtheorie für die Projektarbeit nutzen)

• PROJECT REVIEW als erweitertes Instrument für das Monitoring und die Weiterentwicklung der Projektarbeit

 

Im Projekt die richtigen Entscheidungen treffen

Entscheidungen im Projekt sind im Regelfall mit einem ungewissen Ergebnis verbunden. Fehlentscheidungen können einen enormen Rückschlag für das Projektbedeuten. Wie kann man also die Richtigen Entscheidungen im Projekt treffen?

• Probleme und Situationen richtig erfassen.

• Methoden der Problemanalyse.

• Methoden der Entscheidungsfindung

• Entscheidungen professionell vorbereiten, aufbereiten, kommunizieren – und vertreten.

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Stakeholdermanagement & mit schwierigen Stakeholdern umgehen

Alle relevanten Stakeholder im Projekt zu kennen, zu beachten und in der für se richtigen und relevanten Weise einzubinden stellt für den Projektleiter eine enorme Herausforderung dar. Welche methodischen Ansätze helfen das sog. Stakeholder-Management zu professionalisieren und zu optimieren?

• Der Stakeholder-Management-Prozess

• Stakeholder effektiv identifizieren, analysieren und kategorisieren.

• Die Stakeholder-Strategie entwickeln.

• Methoden und Abläufe installieren, um Stakeholder gekonnt zu managen.

• Stakeholder in kritischen Situationen an Bord halten.

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Soft Skill-Kompetenz für Projektleiter

  

Persönlichkeitsentwicklung für Projektleiter

Eine Schlüsselfigur in jedem Projekt ist der Projektleiter. Für den Projektleiter ist es wichtig nicht nur den Projektmanagementprozess zu beherrschen oder in der Methodik fit zu sein. Für den Projektleiter ist es wichtig als Persönlichkeit wahrgenommen zu werden und so mehr Akzeptanz im Team aber auch von Stakeholdern und Kunden zu erlangen.

• Evaluation des eigenen Persönlichkeits- und Kompetenzprofils

• Stärken und Entwickeln der Persönlichkeit und der inneren Haltung.

• Selbstsicherer werden und entsprechend Auftreten.

• Mit Persönlichkeit gewinnen und überzeugen.

• Kontakte gekonnt knüpfen und das Netzwerk gezielt ausbauen.

• Auf Herausforderungen vorbereitet sein.

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Sicher im Projekt kommunizieren und mit zwischenmenschlichen Konflikten umgehen

Zu jeder Zeit im Projekt, jedoch besonders in der Phase der Durchführung wird Kommunikation als das entscheidende Element für den Projekterfolg gesehen. Manche Studien gehen sogar davon aus, dass erfolgreiche (richtige) Kommunikation zu 90% für den Erfolg von Projekten verantwortlich ist. Dazu gehört unbedingt auch das Gestalten von zwischenmenschlichen Beziehungen, sowie das Vermeiden oder geschickte auflösen von Konflikten.

• Grundlagen der zwischenmenschlichen Kommunikation im Projekt.

• Unterschiedlichkeiten erkennen, wertschätzen und mit Menschen umgehen können.

• Ursache-Wirkungsmechanismen der zwischenmenschlichen Kommunikation erfassen und damit umgehen.

• Missverständnisse durch klare und zielgerichtete Kommunikation vermeiden.

• Konflikte rechtzeitig erkennen und wertschätzend-zielorientiert zu einer Lösung finden.

• Mit geeigneten Methoden die Kommunikation gezielt umsetzen.

  

Führung im Projekt

Der Projektleiter übernimmt im Projekt eine „Führungsrolle“, ist jedoch anders als Führungskräfte im Regelfall nicht mit disziplinarischen Werkzeugen ausgestattet, sondern führt und leitet das Projektteam aus einer Matrix-Situation heraus. Das fordert eine besondere Art von Führung und Führungsverständnis – und stellt an die Person des Projektleiters besondere Anforderungen.

• Führung im Projekt wird zu Leadership im Projekt.

• Grundlegende Führungsmethoden verstehen und umsetzen können.

• Flexibles und situationsgerechtes Führungsverhalten entfalten können.

• Fallstricke in der Führung von interdisziplinären, interkulturellen oder virtuellen Teams rechtzeitig erkennen und methodisch sicher angehen.

• In Führung/ Verantwortung bleiben, wenn das Projekt in Schieflage kommt.

 

Team und Teamwork im Projekt gezielt gestalten

Eine häufig sehr unterschätzte Aufgabe des Projektleiters ist es das Team und das Teamwork im Projekt aktiv zu gestalten. Dabei wissen alle die schon einmal in einem Projekt mitgewirkt haben, wie wichtig es ist, dass sich das Team versteht und optimal eingespielt zusammen für den Erfolg im Projekt arbeitet. Gleichzeitig sind die elementaren Fähigkeiten der Teamgestaltung oftmals nicht Teil des Projektleiter-Kompetenzspektrums.

• Die Teamauswahl und Analyse der einzelnen Spieler.

• Das Team richtig bilden und so auflösen, dass alle gerne wieder einmal mitarbeiten wollen.

• Die Phasen der Teambildung, kennen, erfassen und das Team gezielt durch den Teambildungsprozess begleiten.

• Die Teamarbeit fördern und stärken.

• Teamregeln und Teamkommunikation entwickeln, vereinbaren und aufrechterhalten.

• Das Team auch in herausfordernden Situationen zusammen und in der „Performance“ halten.

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Effiziente Besprechungen und zielführende Moderation im Projekt

Der Projektleiter hat nicht nur die Aufgabe das Projekt methodisch richtig aufzusetzen und zu leiten, eine weitere oft viel entscheidendere Aufgabenstellung ist das Leiten von Besprechungen im Projekt. Gerade Projektbesprechungen gehen viel zu häufig schief, liefern nicht die gewünschten Ergebnisse oder führen sogar dazu, dass das Projekt ins stocken kommt. Schlüsselkompetenzen sind dabei das Leiten von Besprechungen und die gekonnte Moderation im Projekt.

• Eine Besprechung von A – Z gestalten.

• Die elementaren Steuerungselemente der Besprechung (Einladung, Tagesordnung, Statusbericht, Protokoll, Follow Up) zielgerichtet einsetzen können.

• In der Besprechung zu Beschlüssen und Entscheidungen führen.

• Die unterschiedlichen Formen der Besprechung im Projekt gut moderieren können.

• Besprechungen und Workshop-Situationen ergebnisorientiert und teamdynamisch hilfreich gestalten.

• Auf Kurs bleiben und auch kritische Besprechungen (Kunde, Krise, etc..) gut bestehen.